Accueil Blogue 7 trucs pour aider les employeurs et employeuses à diriger une équipe efficace en télétravail

7 trucs pour aider les employeurs et employeuses à diriger une équipe efficace en télétravail

Une femme qui fait du télétravail assise à son bureau avec le soleil qui entre

En tant qu’employeur ou employeuse, l’idée que plusieurs membres de votre personnel soient maintenant en télétravail vous rend peut-être inconfortable. Cependant, n’oubliez pas qu’il est tout à fait possible de diriger une équipe prospère et productive à distance. 

Si vous doutez de l’efficacité du télétravail, consultez les conclusions de Nicholas Bloom, professeur au département d’économie de l’Université de Stanford. Grâce à ses recherches, il a conclu que la productivité des employés et employées augmente considérablement quand le personnel a la possibilité de travailler de la maison. L’étude de Bloom démontre aussi que les entreprises peuvent réduire les coûts de loyer, de déplacement et de matériel de bureau lorsqu’ils permettent le télétravail à leurs employés et employées.

Nous voulons que vous sachiez que laisser votre personnel travailler à la maison peut être avantageux, et qu’il est possible que vous soyez à l’aise avec cette nouvelle réalité ! Les sept trucs suivants devraient vous aider à diriger et à aider votre équipe à distance.

Faire confiance à son personnel

Des employés qui mettent leurs mains ensemble

La première étape afin de vous sentir à l’aise avec le télétravail est de faire confiance à votre personnel. Au bout du compte, vous devez avoir confiance que vous avez engagé vos employés et employées pour de bonnes raisons et que vous avez formé une équipe compétente, mature et travaillante.

Un bon moyen d’établir une relation de confiance avec vos employés et employées est de leur rappeler que vous leur faites confiance, maintenant plus que jamais. Aidez-les à comprendre qu’ils sont essentiels à la réussite de votre entreprise pendant cette période difficile. Savoir que c’est en travaillant ensemble que les choses avancent devrait être bénéfique pour tout le monde.

Assurer le suivi du travail avec des plateformes de gestion d’équipe

Employeur travaillant avec une plate-forme de gestion des tâches

Malgré la confiance, il est tout à fait normal, et raisonnable, que vous mettiez en place des horaires et des échéanciers et que vous fassiez le suivi du travail en cours. Le suivi des tâches est essentiel afin de garder votre entreprise sur la bonne voie. Il vous permet aussi de diviser clairement les tâches entre les collègues afin qu’ils demeurent productifs et productives.

Les plateformes de gestion d’équipe comme Asana et monday.com peuvent facilement vous aider à diriger votre équipe alors qu’elle est en télétravail. Ces outils virtuels vous permettent d’assigner des tâches à des membres précis de votre équipe en leur fournissant des étapes claires et des dates d’échéance.

Grâce à ces plateformes, vous pouvez savoir quelles tâches sont en cours et lesquelles sont terminées. Vous pouvez aussi consulter l’historique des tâches si vous devez informer votre personnel d’anomalies ou de changements à apporter.

Les plateformes structurées comme celles présentées vous aident aussi à éviter de longues chaînes de courriels désordonnés qui pourraient se perdre en cours de route. Puisque tout est écrit clairement, vos employés et employées peuvent facilement retrouver les échéances et trier les tâches selon leur importance.

Encourager son personnel à installer un bureau à domicile adéquat

Bureau en L de Bestar

Lorsque certains patrons et patronnes pensent aux membres de leur équipe en télétravail, ils les imaginent en pyjama, travaillant sur leur divan. Une telle image est inquiétante puisqu’elle évoque la lâcheté et le manque de productivité ; les plus grandes peurs d’un employeur ou d’une employeuse. Toutefois, en faisant preuve de confiance, tel que mentionné plus tôt, et en encourageant votre personnel à installer un bureau à domicile adéquat, vous pouvez taire ces peurs.

Certaines entreprises établissent des ententes avec tout employé ou toute employée qui envisage le télétravail, précisant qu’il ou elle doit posséder un bureau à domicile où travailler. Compte tenu des circonstances reliées à la COVID-19, votre personnel ne sera peut-être pas enclin à accepter des conditions particulières ; cependant, si vous planifiez permettre le télétravail à votre personnel, il serait judicieux de mettre en place des lignes directrices.

Pour le moment, vous devrez vous contenter des suggestions suivantes :

  • Encouragez les membres de votre personnel à travailler dans un endroit tranquille;
  • Suggérez-leur de travailler à partir d’un vrai bureau, ou à tout le moins, à partir d’une table (Bestar offre une variété de bureaux idéaux pour un bureau à la maison)
  • Conseillez-leur de trouver une chaise adéquate (afin d’éviter les maux de dos et de cou)
  • Proposez-leur de maintenir un espace de travail propre (afin d’éviter de perdre ou de salir des documents importants)

Rappelez-vous que vos employés et employées font probablement de leur mieux avec ce qui est à leur disposition en ce moment. Ces suggestions simples aideront énormément les membres de votre personnel à être confortables et productifs.

Rester en contact grâce à la vidéoconférence

Vidéoconférence entre collègues qui font du télétravail

Bien que la recherche de Bloom jette un regard positif sur le télétravail, elle a aussi révélé que plus de 50 % des participants et des participantes à son étude de cas ne voudraient pas travailler de la maison tous les jours parce qu’ils sentent seuls ou seules.

Un moyen de combattre la solitude ressentie par les membres de votre équipe est la vidéoconférence. Le fait d’entendre et de voir leurs collègues remontera certainement le moral de vos employés et employées. La plupart des gens ne réalisent pas à quel point ils ont besoin d’échanger avec d’autres êtres humains jusqu’au moment où ils en sont privés.

La vidéoconférence est une bonne façon de lutter contre l’isolement et est une manière ingénieuse d’organiser les réunions nécessaires. Ce qui rend les plateformes comme Zoom et Microsoft Teams plus intéressantes que les conférences téléphoniques est la possibilité de partager votre écran et de montrer ce dont vous parlez à vos collègues et à votre personnel. Sans compter que vous pouvez voir les gens auxquels vous parlez.

Tirez le meilleur parti de la situation et aidez votre personnel à se sentir comme une vraie équipe en les invitant à des réunions mensuelles en vidéoconférence. Ainsi, vous pourrez prendre des nouvelles de chacun et encourager l’esprit d’équipe.

Assurez-vous que votre équipe informatique soit prête à relever le défi

Un employé du service informatique au téléphone

Votre équipe informatique continuera d’exécuter ses tâches habituelles et d’assurer la sécurité de vos informations et de vos plateformes en ligne, mais sa charge de travail s’apprête à augmenter considérablement. Comme le suggère cet article de Forbes (référence en anglais), votre équipe informatique devra non seulement vous protéger des menaces, mais elle devra aussi aider votre personnel à rester en contact.

En effet, avec tout le monde en télétravail, certains membres de votre personnel n’auront pas accès à la même technologie qu’au bureau. Bien que certaines entreprises puissent permettre à leur personnel d’apporter des ordinateurs ou d’autres appareils à la maison, ce n’est pas possible pour toutes. Le département informatique doit alors trouver un moyen de s’assurer que tous les membres du personnel ont accès aux programmes, aux dossiers et même aux mots de passe dont ils ont besoin pour travailler à partir de leurs ordinateurs à la maison.

De plus, ils doivent trouver comment résoudre des problèmes, corriger des bogues et peut-être même réparer du matériel endommagé à distance. Votre équipe informatique devra faire preuve de créativité afin d’expliquer les solutions à leurs collègues par courriel, téléphone ou discussion vidéo. Votre département informatique sera confronté à des défis sans précédent et il est normal de rencontrer quelques accrocs. C’est pourquoi il est important de faire de votre mieux pour fournir à votre équipe l’aide dont elle a besoin pour aider à son tour votre personnel.

Faire preuve de souplesse

Couple qui fait du télétravail avec leur enfant

Vous devez vous rappeler que tous vos employés et toutes vos employées ne sont pas en confinement seuls ou seules dans leur foyer. Certains membres de votre personnel sont peut-être avec un ou une colocataire, leur conjoint ou leur conjointe, et avec la fermeture des écoles, leurs enfants.

Par conséquent, vous devez vous attendre à ce que certains employés et certaines employées doivent faire face à des distractions au cours de la journée. Vous pouvez montrer que vous comprenez et soutenez votre personnel dans leur situation en leur permettant de travailler à des heures irrégulières pour le moment.

Des parents disposent peut-être seulement d’un peu de paix et de calme une fois que les enfants sont au lit et sont donc plus productifs en soirée. Certains employés et certaines employées doivent peut-être prendre plus de pauses pour divertir et éduquer leurs enfants, ce qui les force à finir de travailler plus tard qu’à l’habitude. Comprendre et accepter cette réalité est l’une des meilleures façons d’être à l’aise avec le fait que votre équipe travaille de la maison.

Manifester son soutien

Un homme d'affaires donne son avis sur la vidéoconférence

Finalement, il n’existe pas un seul moyen infaillible pour que le télétravail soit productif. Toutefois, vous pouvez aider les membres de votre personnel à donner le meilleur d’eux-mêmes en suivant certaines de ces astuces. Avant tout, vous pouvez réellement les aider en leur manifestant tout simplement votre soutien !

Montrer à votre personnel à quel point vous appréciez leurs efforts peut contribuer grandement à remonter le moral et renforcer la confiance de votre équipe ! Vous n’avez pas à vous casser la tête, un simple « bon travail » ou « merci pour ton travail » peut avoir un effet positif sur votre personnel !

Il devrait également être réconfortant pour vous de savoir que vous faites de votre mieux pour gérer votre entreprise efficacement et pour coordonner votre équipe dans le contexte actuel. Nous vous souhaitons bonne chance et, n’oubliez pas, ça va bien aller !

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