Organiser et ranger ses papiers… juste à temps pour la nouvelle année!

Organiser et ranger ses papiers… juste à temps pour la nouvelle année!

03-01-2019

Disons-le : la paperasse, personne n’aime ça. Mais réussir à organiser et à ranger ses papiers, tout le monde adore ça. Cette victoire apporte un grand soulagement, elle nous redonne confiance en nous et nous montre que nous avons encore du pouvoir sur notre vie. Nous nous sentons enfin organisés, rien de moins.

 

Les piles de papiers sont une source de stress et d’anxiété. Un sondage (en anglais) nous apprend que les policiers trouvent la paperasserie plus stressante que la chasse aux criminels. Qui aurait cru qu’une chose aussi bénigne que du papier puisse avoir un tel effet ?

Et le papier, ça s’accumule vite! Jour après jour, mois après mois, l’organisation et le classement de nos papiers se retrouvent tout au bas de notre liste de choses à faire. Nous parlons ici des recoins les plus profonds, les plus sombres, les plus ennuyeux et les plus fastidieux de notre liste de choses à faire. Ces corvées en suspens provoquent de l’anxiété, de la frustration et même de la honte, ce qui entache notre bien-être et le sentiment de maîtriser notre destinée.

Tout ça, ça se termine aujourd’hui. Pas demain. Aujourd’hui même. N’ajoutez rien à votre liste déjà écrasante de résolutions du Nouvel An! C’est aujourd’hui même que vous allez dompter toutes ces « tâches administratives » si rébarbatives. Le moment est venu de montrer à ce flot ininterrompu de paperasse que c’est vous qui menez ici.

Au fait, avez-vous pensé que l’époque bénie (!) des impôts est à nos portes… ? Alors, à l’attaque!

 


Regroupez tout!

Passez dans toutes les pièces de la maison et rassemblez tous les papiers, reçus, documents et autres éléments du même acabit. Commencez par les surfaces, puis fouillez tiroirs et armoires.

Pour donner une impulsion nouvelle à vos outils organisationnels, il importe de vous attaquer en priorité à la paperasse que vous avez déjà accumulée. À toute la paperasse.

 

 

 

 

 

Isolez-vous!

 

Maintenant que vous avez rassemblé tous vos papiers, choisissez un endroit, à la maison ou au travail, où trier, organiser et classer vos documents avec le moins possible de risques d’interruptions et de distractions.

Choisissez une pièce avec une porte qui se ferme. Le travail administratif peut être abrutissant, et il est tellement facile de succomber à la fascination de l’écran bleu. Gardez donc téléphones, tablettes et ordinateurs en mode veille, loin des yeux et de la main.

Une grande surface dégagée (bureau, table, même le sol) sur laquelle travailler est également utile.

 

Préparez vos fournitures

La première chose à faire pour vous inciter à poursuivre consiste à rassembler les fournitures pour gérer et organiser vos documents.

Voici ce dont vous pourriez avoir besoin : stylos, crayons mine, feutres, classeurs, mallettes ou porte-documents, intercalaires, blocs-notes, planchette à pince, chemises, onglets adhésifs et poinçon à trois trous.

 

Tri, tri, tri!

 

C’est là que ça risque de devenir fastidieux. Mais, avec vos fournitures disposées devant vous, cela peut aller assez vite.

Ayez une déchiqueteuse et un bac de récupération à portée de la main. Étalez vos chemises, votre planchette et vos classeurs pour vous aider à définir vos catégories. Identifiez votre paperasse et classez-la par catégorie, en l’empilant sur la chemise ou le classeur correspondant.

Au cours de ce processus important, n’oubliez pas que vous êtes en train de créer un système de classement pour vos activités futures. Pensez à structurer et à conserver cet ensemble de catégories. Voyez s’il vous permettra de trouver facilement ce dont vous avez besoin.

Voici quelques exemples de catégories générales : habitation, finances personnelles, finances professionnelles, dossiers commerciaux, cartes postales et souvenirs, documents scolaires des enfants, chefs-d’œuvre de vos petits, taxes et impôts. Il suffit d’empiler les papiers sur le dossier correspondant.

Il y a de fortes chances qu’une fois que vous aurez commencé à trier, vous trouverez des sous-catégories pour raffiner encore plus le processus.

 

Le mot « divers » n’est pas français

Les dossiers marqués « divers » (ou « autres ») peuvent en fait vous nuire lorsque vous essayerez de trouver rapidement et facilement de l’information. Même s’il est tentant de grouper dans un seul et même fichier des documents qui semblent échapper à vos autres catégories, n’en faites rien!

S’agissant par exemple des menus de restaurants qui font la livraison, des coupons, des garanties et des livrets d’instructions et d’autres documents du genre, il existe une autre solution plus commode.

Rassemblez ces papiers dans leurs catégories du mieux que vous le pouvez. Par exemple, les garanties électroniques et les manuels d’instructions peuvent avoir leur propre chemise dûment étiquetée. Il en va de même pour votre collection de menus de plats à emporter.

 

Classez… en beauté et du bout des doigts!

Donnez-vous une motivation supplémentaire en choisissant une unité de classement aussi attrayante que fonctionnelle.

Reléguez aux oubliettes ce vieux classeur bruyant en métal gris ou beige. Un classeur spacieux avec des tiroirs qui glissent en douceur est essentiel à votre succès.

Au fur et à mesure que vous rangez des dossiers, réfléchissez à votre façon de penser et de travailler ainsi qu’au système qui vous encouragera à l’utiliser de façon uniforme. Voulez-vous vous organiser par ordre alphabétique, par nom, par société, par client, par projet, par bénéficiaire ?

Étiquetez les fichiers en conséquence. Utilisez un crayon mine pour faciliter les rectifications et les modifications. Et pourquoi pas ? une étiqueteuse vous procurera un système à l’allure professionnelle et uniforme.

 

Désormais : une seule et unique manipulation

Voici comment procéder pour la suite des choses. Dès l’arrivée d’une lettre, d’un document ou d’un autre bout de papier, identifiez-le : a) à traiter immédiatement (une facture à payer, par exemple), b) à classer ou c) à jeter. Versez dans des chemises ou des bannettes les deux premières catégories (par membre de la famille, par employé, etc.) et liquidez sans tarder les choses à jeter.

Les éléments peuvent alors se retrouver dans l’un des trois endroits suivants : 1. dans une chemise dûment étiquetée pour les documents à traiter à moyen terme; 2. fixés à une planchette à pince ou dans une bannette pour les documents à traiter à court terme ; ou 3. rangés dans le système de classement existant.

Prenez l’habitude de faire votre classement à la fin de la journée ou à tout moment qui vous convient le mieux. Au pire, procédez une fois par semaine pour vous assurer de garder la main haute sur les montagnes qui s’empilent inévitablement.

La victoire est proche. Bonne organisation et bonne année!

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