7 conseils pour aider les employeurs à coordonner avec succès le travail à domicile de leur personnel

En tant qu'employeur, l'idée que nombre de vos employés doivent désormais travailler à domicile peut vous mettre mal à l'aise. Cependant, il est important de garder à l'esprit qu'il est tout à fait possible de coordonner une équipe performante et productive à distance.

Si vous avez des doutes sur l'efficacité du télétravail, prenez le temps de consulter les conclusions de Nicholas Bloom , professeur d'économie William Eberle à l'Université de Stanford. Ses recherches démontrent que la productivité des employés augmente considérablement lorsqu'ils ont la possibilité de travailler à domicile. Les recherches de Bloom montrent également que les entreprises peuvent réduire les coûts liés aux déplacements, aux loyers et au matériel de bureau en permettant à leurs employés de travailler à domicile.

Nous tenons à vous faire savoir que le télétravail peut être bénéfique pour vos employés et que vous pouvez vous sentir en confiance face à cette nouvelle réalité ! Les 7 conseils suivants devraient vous aider à diriger et à accompagner votre équipe à distance avec aisance.

Faites confiance à vos employés

La première étape pour se sentir à l'aise avec le télétravail est de faire confiance à ses employés. En fin de compte, vous devez être convaincu que vous les avez embauchés pour une bonne raison et que vous avez formé une équipe d'employés travailleurs, qualifiés et expérimentés.

Une façon d'établir une relation de confiance entre vous et vos employés est peut-être de leur rappeler que vous leur faites confiance, aujourd'hui plus que jamais. Aidez-les à comprendre qu'ils jouent un rôle essentiel dans la réussite de votre entreprise en ces temps difficiles. Il est important que chacun sache que c'est en travaillant ensemble, comme une machine bien huilée, que de bonnes choses peuvent arriver.

Suivez votre travail grâce aux plateformes de gestion des tâches

Cela dit, il est tout à fait raisonnable et normal de mettre en place des plannings et des échéances pour suivre le travail effectué. Le suivi des tâches est essentiel pour maintenir le cap de votre entreprise. Il permet également de répartir clairement la charge de travail entre les collègues, leur permettant ainsi de rester productifs.

Les plateformes de gestion des tâches comme Asana ou monday.com peuvent facilement vous aider à coordonner votre équipe en télétravail. Ces outils virtuels vous permettent d'attribuer directement des tâches à des employés spécifiques et de leur fournir des étapes et des dates d'échéance claires.

Grâce à ces plateformes, vous savez à tout moment quelles tâches sont en cours et lesquelles sont terminées. Vous pouvez également consulter l'historique de vos tâches pour signaler à vos employés des anomalies ou des modifications à apporter.

Des plateformes organisées comme celles-ci vous permettent également d'éviter de longues files d'e-mails confus qui risquent de se perdre en chemin. Comme tout est clairement écrit, vos employés se souviennent beaucoup plus facilement des échéances et classent leurs tâches par ordre d'importance.

Encouragez vos employés à aménager un bureau à domicile approprié

Lorsque certains patrons imaginent leurs employés en télétravail, ils les imaginent en pyjama, assis sur leur canapé. Une telle image est perturbante, car elle suggère la paresse et un manque de productivité ; les plus grandes craintes d'un employeur. Cependant, en faisant appel à la confiance évoquée précédemment et en encourageant vos employés à aménager un véritable bureau à domicile, vous pouvez apaiser ces craintes.

Certains employeurs concluent des accords avec les employés qui prévoient de télétravailler, stipulant qu'ils doivent disposer d'un bureau dédié. Compte tenu de la situation actuelle liée à la COVID-19, ce n'est peut-être pas le moment idéal pour exiger de vos employés qu'ils acceptent des conditions spécifiques. Cependant, si vous envisagez de les autoriser à télétravailler à l'avenir, il peut être judicieux de mettre en place des directives.

Pour le moment, vous devriez vous contenter des suggestions suivantes :

• Encouragez vos employés à travailler dans un espace calme
• Suggérez-leur de travailler depuis un vrai bureau, ou au moins une table (Bestar propose une variété de bureaux parfaits pour un bureau à domicile)
• Conseillez-leur de trouver une place assise appropriée (pour éviter les douleurs au cou et au dos)
• Proposez-leur de garder leurs espaces de travail bien rangés (pour éviter de perdre ou de salir des documents importants)

Il est important de garder à l'esprit que vos employés font probablement de leur mieux avec les moyens du bord. Ces suggestions simples contribueront grandement à leur confort et à leur productivité en télétravail.

Gardez l'équipe connectée via la vidéoconférence

Si les recherches de Bloom ont apporté un éclairage positif sur le télétravail, elles ont également révélé que plus de 50 % des participants à son étude de cas ne souhaiteraient pas travailler à domicile tous les jours, car ils se sentiraient seuls. En cette période de distanciation sociale, cette préoccupation devient encore plus pressante.

La visioconférence est un moyen d'aider votre équipe à lutter contre la solitude. Entendre la voix et voir le visage de ses collègues améliorera sans aucun doute le moral de vos employés. La plupart des gens ne réalisent pas à quel point ils ont besoin de socialiser avec d'autres personnes jusqu'à ce que cette expérience leur soit retirée.

La visioconférence est un bon moyen de briser l'isolement et d'organiser intelligemment les réunions nécessaires. Ce qui rend les plateformes comme Zoom ou Microsoft Teams plus intéressantes que les conférences téléphoniques, c'est la possibilité de partager son écran et de montrer à ses collègues ou employés ce dont on parle. Sans oublier le fait de voir ses interlocuteurs.

Tirez le meilleur parti de la situation et encouragez vos collaborateurs à se sentir comme une véritable équipe en les invitant à des réunions hebdomadaires en visioconférence. Cela vous permettra de faire le point sur chacun et sa charge de travail, et de renforcer l'esprit d'équipe.

Assurez-vous que votre équipe informatique est prête à relever le défi

Même si votre équipe informatique continue d'effectuer ses tâches habituelles et d'assurer la sécurité de vos informations et plateformes en ligne, sa charge de travail va s'alourdir considérablement. Comme le suggère cet article de Forbes , votre équipe informatique devra non seulement se préoccuper de la protection contre les menaces, mais aussi d'aider vos employés à rester connectés.

Pensez-y : avec le télétravail, certains de vos employés n'ont peut-être pas accès aux mêmes technologies que sur votre lieu de travail. Si certaines entreprises peuvent se permettre d'envoyer des ordinateurs et autres appareils à domicile, ce n'est pas toujours possible pour tout le monde. Le service informatique doit alors trouver comment s'assurer que tous les employés ont accès aux programmes, fichiers et même mots de passe nécessaires pour travailler efficacement… sur leurs ordinateurs personnels.

De plus, ils doivent trouver un moyen de résoudre les problèmes, de corriger les bugs et peut-être même de réparer le matériel endommagé à distance. Votre équipe informatique devra faire preuve de créativité pour expliquer les solutions aux autres employés par e-mail, téléphone ou visioconférence. Votre service informatique sera confronté à des défis sans précédent et il est normal de rencontrer des difficultés. C'est pourquoi il est important de faire de votre mieux pour fournir à votre équipe le soutien nécessaire pour aider tous vos employés.

Soyez flexible

Il est important de garder à l'esprit que nombre de vos employés ne sont peut-être pas les seuls à être confinés chez eux en ce moment. Certains d'entre eux sont peut-être à la maison avec leurs colocataires, leur conjoint et, compte tenu de la fermeture des écoles partout dans le monde, avec leurs enfants.

Vous pouvez donc vous attendre à ce que certains de vos employés soient confrontés à quelques distractions au cours de leur journée de travail. Une façon de leur montrer que vous comprenez et vous souciez de leurs difficultés est de leur permettre d'enregistrer temporairement des horaires de travail inhabituels.

Certains parents ne peuvent trouver un peu de calme qu'une fois leurs enfants couchés et sont donc plus productifs le soir. Certains employés peuvent avoir besoin de plus de pauses pour divertir leurs enfants et leur faire l'école à la maison, ce qui les oblige à terminer leur journée de travail plus tard que d'habitude. Comprendre et accepter cette réalité est l'un des meilleurs moyens de se sentir à l'aise avec ses employés en télétravail.

Montrez votre soutien

En fin de compte, il n'existe pas de méthode unique et infaillible pour travailler efficacement à domicile. Cependant, vous pouvez aider vos employés à donner le meilleur d'eux-mêmes en télétravail en suivant ces conseils. Plus important encore, vous pouvez réellement les aider en leur témoignant simplement votre soutien !

Le simple fait de montrer à vos employés combien vous appréciez leurs efforts peut contribuer grandement à améliorer leur moral et à instaurer la confiance ! Ce n'est pas forcément compliqué ; un simple « Bravo » ou un « J'apprécie votre travail » peut avoir un réel impact positif sur vos employés !

Il devrait également être réconfortant pour vous de savoir que vous faites de votre mieux pour gérer votre entreprise sans problème et coordonner votre équipe dans le contexte actuel. Nous vous souhaitons bonne chance et n'oubliez pas que tout ira bien !